---

На вопросы «БИТа» отвечают эксперты ведущих ИТ-компаний и ИТ-подразделений финансовых организаций

1. Подводные камни при переходе на электронный документооборот, на что особенно стоит обратить внимание?
2. Внедрение электронной подписи, какие основные сценарии работы и варианты применения для компаний различных размеров и сфер деятельности?
3. Использование мобильных устройств при электронном документообороте – каких решений и продуктов не хватает для полноценной работы?
4. Какие решения и продукты вы рекомендуете, и в чем их основные достоинства?

Николай Смирнов, руководитель Группы аналитики, РДТЕХ

1. Хотелось бы обратить внимание на один аспект процедуры перехода на СЭД. Все документы, участвующие в СЭД (входящие, исходящие, договоры, приказы, протоколы, служебная переписка и т.п.), существуют не сами по себе, а участвуют в определенных бизнес-функциях (регистрация, согласование, контроль исполнения и т.д.). Эти бизнес-функции являются частью более обширных и взаимосвязанных бизнес-процессов документооборота и делопроизводства.

Бизнес-процессы СЭД, в свою очередь, должны рассматриваться как частный случай управления бизнес-процессами всего производства. Так, проекты по внедрению СЭД – это часть общей модернизации предприятия.

И в этой связи возникает вопрос о выборе программных средств для СЭД. Зачастую бизнес-заказчик акцентирует свое внимание только на хранении документов в электронном виде и игнорирует связанные бизнес-процессы. Разумеется, игнорирует не полностью: вопрос типа «А можно ли в данной системе согласовать документ?», как правило, задается. Ответ на него бывает утвердительным, поскольку развитая система хранения документов содержит в каком-то виде подсистему автоматизации рабочих процессов. И на этом заказчик успокаивается. Но вся загвоздка в деталях.

Вот только несколько вопросов, влияющих на решение о выборе системы:

• бизнес-процессы какой сложности могут быть реализованы;
• поддерживается ли стандартная нотация BPMN 2 (Business Process Management Notation, версия 2);
• возможна ли интеграция с внешними системами;
• какие требования к функционалу поиска документов («Весной прошлого года на собрании акционеров был представлен документ, в котором упоминалась конкурирующая компания. Как его найти?»);
• какого вида статистическая отчетность может быть создана системой?

Далеко не всегда хранилища документов предоставляют весь необходимый функционал, связанный с жизненным циклом документов. Зато специализированные BPM-системы предоставляют гораздо больше возможностей как по управлению жизненным циклом, так и по подготовке данных для поиска и отчетности.

Вывод: при реализации СЭД необходимо правильно сформулировать требования к будущей системе и рассматривать по меньшей мере связку программных продуктов «Хранилище документов» и BPM, особенно в контексте перспективы автоматизации и других бизнес-процессов компании.

Читать обзор полностью на bit.samag.ru