CIO: В каких случаях (для каких организаций) целесообразно создавать и развивать систему управления бизнес процессами на базе СЭД или ECM, а для каких - не целесообразно? Почему? Какие риски могут возникать у организации, строящей систему управления бизнес-процессами на базе СЭД или ECM?

Максим Крылов: В любой компании существуют процессы, ориентированные на работу с документами. Для таких процессов использование ЕСМ может дать хороший эффект, так как позволит использовать преимущества ЕСМ-системы. Поэтому если в организации наличествуют подобные процессы - этот выбор для неё может оказаться очень хорошим. В случае же, если процессы, которые автоматизируются, таковы, что функционал ЕСМ используется меньше чем на четверть, то, возможно, более правильным выбором для этой организации будет внедрение ВРМ-решения.

Насколько, на ваш взгляд, модель бизнес-процессов, запечатленная в СЭД или ECM, может отражать реальную модель бизнес-процессов организации (насколько она объективна, полна, актуальна)?

На наш взгляд, чем ближе модель бизнес-процессов, запечатлённая в СЭД/ЕСМ, к реальной модели бизнес-процессов, тем лучше, так как в таком случае система лучше встраивается в текущие бизнес-процессы организации.

Развивается ли функционал нынешних СЭД или ECM в сторону моделирования и управления бизнес-процессами? Какой именно функционал СЭД или ECM служит для этих целей?

Да, развивается. Производители делают свои продукты всё более настраиваемыми, позволяя изменять заложенные в систему процессы так, как необходимо пользователям. Появляются всё более развитые средства моделирования процессов. Однако, стоит обратить внимание на то, что актуализация процессов и их изменение должны быть неприрывными, и Заказчику необходимо это учитывать.

Какие ИТ-инструменты должны в идеале существовать в организации, чтобы она могла четко и достоверно видеть текущую модель бизнес-процессов и строить прогнозные модели?

Задача формирования четкой и достоверной модели бизнес-процессов выходит за рамки одних только ИТ-инструментов. Поддержание моделей в актуальном состоянии и их развитие - системная задача на уровне организации, которая не может быть решена один раз и навсегда. Это процесс, в котором форматы обмена информацией, поддерживаемые нотации - вторичны. С другой стороны, сегодня наиболее естественным будет обмен моделями в нотации BPMN, которую поддерживают практически все системы.

Подробнее на сайте журнала "CIO".