В данный момент работа с документами в банках автоматизирована довольно слабо. Даже если рассматривать ведущие банки нашей страны, большинство документов у них ведутся только в бумажном виде и это заметно усложняет работу с ними (поиск, классификацию, обработку и т.д.). Различные идеи о способах и подходах к созданию системы электронного документооборота в банках появились уже давно, но в большинстве случаев оставались только идеями. О современном уровне автоматизации работы с документами в банке, тенденциях и перспективах в этом вопросе мы беседуем с Наной Глонти, начальником отдела интернет-технологий и Евгением Пустозёровым, руководителем направления Центра финансовых решений РДТЕХ.

АБЖ: Что происходит в банках в области автоматизации работы с документами?

Нана Глонти: В последнее время данная тематика начала активно развиваться. Появились проекты по созданию различных видов систем электронного документооборота (СЭД) на базе популярных платформ управления корпоративным контентом.

Евгений Пустозёров: На мой взгляд, в ближайшие несколько лет тема СЭД в банках будет развиваться все более уверенно, и это позволит решить многочисленные проблемы бумажного документооборота.

АБЖ: Какие требования предъявляются сегодня банками к работе с документами?

Евгений Пустозёров: Одним из основных направлений деятельности кредитных организаций является обслуживание клиентов, которое предполагает обработку и управление постоянно растущего числа документов, в большинстве своем бумажных. При этом работа с документами должна выполняться в соответствии со строго определенными правилами и регламентами. Кроме того, банки, как правило, имеют территориально разветвленную сеть филиалов и отделений, сотрудники которых должны иметь возможность централизованного доступа к документам клиента, вне зависимости от того, в каком региональном офисе были созданы эти документы.

Нана Глонти: В то же время, все более важным фактором, оказывающим влияние на конкурентоспособность банка, становится сокращение времени на обслуживание клиентов, что также предъявляет требования к повышению оперативности работы с документами. Для решения задачи повышения эффективности управления банком документооборотом с клиентом РДТЕХ разработал на базе технологий Oracle систему "Электронное досье клиента".

АБЖ: Как система электронного документооборота может приносить бизнес-выгоду?

Евгений Пустозёров: Основное назначение систем электронного документооборота - автоматизация основных бизнес-процессов банка, связанных с созданием, ведением и хранением документов. Так, с помощью решения РДТЕХ "Электронное досье клиента" сотрудники всех структурных подразделений компании получают оперативный доступ к документам в соответствии с определёнными для них полномочиями, что повышает качество и скорость работы сотрудников и обслуживания клиентов.

Нана Глонти: Кроме того, использование системы позволяет снизить затраты на ведение архива документов и обеспечить безопасность конфиденциальных данных.

АБЖ: Какова функциональность современной системы электронного документооборота? Как в различных банковских процессах и задачах используется СЭД?

Нана Глонти: Функционал современной системы электронного документооборота должен быть достаточно широк, чтобы покрыть весь спектр задач, стоящих перед ней. Таким образом, система должна не только хранить документы, но и предоставлять пользователю широкий функционал, позволяющий работать с ними максимально эффективно, а также осуществлять поддержку жизненного цикла документов.

Евгений Пустозёров: Так, решение РДТЕХ "Электронное досье клиента" позволяет сканировать, распознавать и просматривать документы с удалённых рабочих мест, а также производить поиск документов не только по содержанию, но и по атрибутам. Кроме того, система ведёт древовидную структуру электронного досье клиента и производит классификацию документов, предоставляя пользователю информацию в наглядном и понятном виде. Благодаря такому функционалу как идентификация и контроль версий, а также аудит работы пользователей с документами на основании разграничения прав доступа система автоматически контролирует весь процесс работы с документами. Для наиболее эффективной и быстрой работы пользователя с хранилищем данное решение обеспечивает пакетную регистрацию документов, одним из обязательных этапов которой является верификация данных, что исключает возможные ошибки при дальнейшей работе с документом.

Нана Глонти: Кроме того, решение "Электронное досье клиента" позволяет строить необходимые клиенту отчёты. К примеру, в случае недавнего проекта по внедрению этой системы в одном из крупнейших российских банков были разработаны отчёты, сообщающие об окончании срока действия кредитных карт контрагентов. Таким образом, теперь банк своевременно получает информацию о том, каким клиентам необходимо продлить или обновить карту.

АБЖ: Какова архитектура современной системы электронного документооборота?

Евгений Пустозёров: Архитектура современных систем электронного документооборота значительно разнится в зависимости от пула задач, которые выполняет та или иная система. Например, в основе нашей системы лежит полнофункциональная платформа управления корпоративным контентом Oracle WebCenter Content 11g. Централизованное хранилище WebCenter Content предназначено для работы со всеми типами неструктурированных данных и позволяет использовать универсальные базовые сервисы для осуществления основных функций управления корпоративным контентом.

В качестве средства потокового сканирования и распознавания данных используется программный продукт ABBYY FlexiCapture 10. Это программное обеспечение построено на технологиях потокового ввода данных и обработки документов компании ABBYY и представляет собой комплексное решение для задач по обработке бумажных документов и извлечения из них данных.

АБЖ: Каковы на сегодня актуальные проблемы внедрения системы электронного документооборота?

Евгений Пустозёров: При выполнении проекта по внедрению СЭД могут возникать различные препятствия и ограничения. К примеру, необходимость перестроения существующего в банке процесса работы с документами. Для этого, зачастую, требуются большие организационные и методологические изменения в работе банка. Препятствием также может являться необходимость ввода в систему огромного количества архивных документов.

Нана Глонти: Тормозить процессы внедрения системы электронного документооборота могут и различные технологические вопросы (качество сканирования и распознавания документов, высокая доступность системы при лавинообразном росте объемов хранимых документов и увеличении пользовательской нагрузки, в том числе из территориально удаленных подразделений). Но все эти проблемы, безусловно, решаемы и не могут являться причиной отказа банков от внедрения СЭД, ведь современные технологии делают сервис банка ещё более качественным, ещё более комфортным для их клиентов.

Текст: Елена Смольская

По материалам журнала "Аналитический банковский журнал" №4 (198), апрель, 2012 год